Операции и обследования делаются не каждый день и не всем потеряшкам. Сфоткать на телефон чек и выложить вместе с выкладываемыми результатами обследования/операции и фотками собаки несложно.
Если несколько собак возилось в ветклинику одновременно, то просто попросить выдать на каждую собу свой чек или же общий чек немного расшифровать (Зита - анализ крови 550р., Гита - прививка 800 руб. и т.д.)
Также не трудно фиксировать и другие статьи расходом: покупка бензина, строительного материала, лекарств, ошейников и поводков, игрушек и т.д.
А чтобы не терять, не путать чеки, выписки и т.д. завести папки и тетради. В папке завести хотя бы по 1 файлику на каждую собаку и вкладывать туда выписки, назначения, чеки, ветпаспорт. Даже если в течении некоторого времени не было времени сфоткать, то всегда можно достать папку и все сделать. В одной тетради фиксировать кол-во собак, время содержания и стоимость в приюте/питомнике (зачастую в течении нескольких месяцев кол-во собак не меняется). И еще тетрадь для записи таких расходов как покупка кормов, стройматериалов и т.д.
То есть купли что-то - записали и чек степлером прикрепили тут же.
Это не так сложно, как может показаться.
Это мое личное мнение.

Добавлю немного.
Лично я так делаю сама. На каждую собу у меня есть фаил в общей папке,где лежат выписки, чеки, назначения, ветпаспорт.
Хотя идеальный вариант иметь папку-скоросшиватель с 3-5 файами на каждую собаку (то есть дело для каждой собаки). Бланк заполнения можно сделать стандартный (кличка, возраст, пол, порода, результаты обследования, прививки,операции и т.д. - всего на 1 страничку), где вписывать информацию, даты, результаты обследования. А назначения обычно дает врач на бланке. А также вкладывать чеки, договоры и т.д. по каждой собаке.

Это мое мнение.